Het kiezen van de juiste Virtual Assistant voor jou, is ontzettend belangrijk! Waarom? Omdat je compleet op iemand vertrouwd. Matcht jouw Virtual Assistant niet met jou? Dan wordt de samenwerking lastiger. Maar hoe kies je nu de goede Virtual Assistant voor jou?
Op het moment dat jij aan de slag gaat met het zoeken naar een Virtual Assistant, zul je zien dat er inmiddels heel veel en vooral heel veel verschillende Virtual Assistants zijn.
De term Virtual Assistant is steeds meer een verzamelnaam voor ondernemers die ondersteunende werkzaamheden bieden. En wat dit precies is, kan enorm uiteenlopen. Zo zijn er Virtual Asisstants die zich vooral focussen op Social Media of Financiële Administratie of Klantenservice of algehele Backoffice ondersteuning.
Welke vragen stel jij aan jezelf voordat je een oproep plaats voor een Virtual Assistant?
Om te bepalen wie jou het beste kan ondersteunen, moet je eerst goed kijken naar wat jij wil. Jij neemt immers iemand aan in jouw team. Misschien bestaat jouw team al uit meerdere mensen, maar vaker zie je dat de Virtual Assistant het eerste ‘teamlid’ wordt van een ondernemer.
Dit betekent dat je dus goed moet kijken naar wie er bij jou past. Hoe zorg je ervoor dat jouw VA iemand is die jou ondersteund én werk uit handen neemt in plaats van meer werk voor je creëert? En nu denk jij misschien; hoe bedoel je? Meer werk creëert? Als jouw VA niet met jou matcht, zal er sneller miscommunicatie ontstaan. Dan ben je steeds opnieuw bezig met uitleggen hoe je dingen gedaan wil hebben. Wat jij belangrijk vindt. Welke stijl of kwaliteit je uit wil stralen. Een goed passende VA snapt dit, omdat jullie met elkaar matchen.
Dat is dan ook de reden dat ik er heilig in geloof dat je met een Virtual Assistant vooral op soft skills moet matchen. Hard skills zijn vaak nog wel aan te leren (als het in iemand straatje ligt), maar soft skills en persoonlijkheid zijn niet te veranderen.
Welke basisvragen stel jij dan aan jezelf, voordat je een oproep doet?
- Welke bereikbaarheid verwacht ik van mijn Virtual Assistant?
- Welke dagen werk ik zelf, en vind ik het fijn als mijn VA ook op die dagen werkt?
- Wil ik dagelijks contact, wekelijks contact of hoe zie ik dit?
- Wat is het mij waard om deze werkzaamheden uit te besteden? Welk budget heb ik dus voor mijn VA?
- Wil ik een vaste samenwerking aangaan of liever op afroepbasis?
- Hoe wil ik communiceren met mijn VA? Via mail, via Whatsapp berichten, via spraakberichten?
Daarna ga je kijken naar de werkzaamheden en de hard skills.
Harde eisen aan jouw Virtual Assistant
Dit betekent echter niet dat je niet moet kijken naar de harde eisen (of hard skills) die jij zoekt in een VA. Wil jij dat iemand jouw Social Media overneemt? Dan is het wel fijn als iemand daar al een idee van heeft. Wat werkt wel of niet op Social Media. Hoe zorg je voor een snelle maar kwalitatief goede generatie van nieuwe berichten? Welke foto’s werken wel en welke foto’s werken niet?
Zoek jij iemand die jouw Financiële Administratie overneemt? Dan wil je wél dat iemand snapt wat een grootboek is. Kennis heeft van verschillende soorten financiële software. Iemand die het belang snapt van boeken op een 4-rekening en nooit op een 2-rekening ook al lijken de namen van die 2 grootboeken wel op elkaar. Dus daarin is het goed om voor jezelf een lijstje te maken:
- Welke werkzaamheden wil ik uitbesteden?
- Welk skill level verwacht ik van mijn VA?
- Welk deel wil ik zelf blijven doen/bepalen?
- Zoek ik een verlenging van mijn eigen kennis en kunde of zoek ik een specialist op een gebied waar ik niet sterk in ben?
- Welke basis moet een VA minimaal hebben om mij goed te kunnen ondersteunen?
- Welke basis verwacht ik voor het bedrag wat ik bereid bent te betalen?
Zachte eisen aan jouw Virtual Assistant
En dan komen we bij die soft skills. Bij het stukje waarin jij ook naar jezelf moet kijken. Wie kan jou helpen? Vragen die jij jezelf kunt stellen zijn:
- Wat voor type persoon zoek ik? Wil ik graag dat iemand direct is, recht voor z’n raap? Of vind ik het fijner als iemand op een zachtere manier communiceert?
- Wil ik een VA die vooral uitvoert wat ik vraag, of iemand die zelf met ideeën komt?
- Hoe ga ik om met feedback van een VA over mijn bedrijf?
En daarna? Daarna is het een stukje gevoel. Hoe is je eerste kennismaking met de VA? Spreek je elkaar live, via Zoom of via de telefoon? En wat vind jij daarin prettig werken?
Onthoud: Je zit niet vast aan de Virtual Assistant die je gekozen hebt. Past het toch niet helemaal? Voel jij je toch niet helemaal fijn in de samenwerking? Bespreek dit dan open. Misschien kan er iets veranderen. En zo niet? Wees dan niet bang om afscheid te nemen van elkaar. Alles wat jij hiervan leert neem je mee in jouw volgende samenwerking.
Ik wens je heel veel succes met het vinden van de juiste VA die helemaal 100% bij jou past!
